امروز: سه شنبه، 6 اسفند 1398
07/3 1397

متأسفانه بسیاری از ما بارها در جلسه هایی بی‌حاصل شرکت کرده ایم و در پایان این جلسه ها نیز به این نتیجه رسیده ایم که می توانستیم وقت خود را برای کار سودمندی صرف کنیم . بررسی‌هایانجام شده نشان می دهد که جلسه های بی حاصل در صدر فهرست عواملی است که همواره مدیران و رؤسا را آزارمی دهند.

عواملی که سبب بی حاصلی جلسه‌ای می‌شوند، کدامند؟ چه عواملی می‌توانند جلسه‌ها را بارور کنند؟

اگر می‌خواهید جلسه ای تشکیل دهید و اگر برای حضور در جلسه‌ای دعوت شده اید، توصیه ها و پیشنهادهایی را که در این مقاله آمده است، مرور کنید.


عواملی که سبب بی حاصلی جلسه‌ها می شوند:

بسیاری از مدیران اعتقاد دارند که این عوامل مانع سودمندی جلسه‌ها می شوند :

نداشتن برنامة کار. جلسه هایی که بدون برنامة کار و بدون دستورجلسه تشکیل می شوند، اغلب به صورت کشتیِ بدون سکّان در می‌آیند. این جلسه ها با هر موضوع جدیدی که به ذهن کسی می آید و با هر چیزی که می‌تواند توجه حاضرانِ در جلسه را جلب کند ، بی اراده به پیش می روند. کسانی که این‌گونه جلسه ها را ترک می‌کنند اغلب با تعجب می پرسند: « چرا ما اینجا جمع شده بودیم؟»

غیبت افراد اصلی . با کمال تعجب، بسیاری از جلسه‌ها در غیاب برخی از افراد مهمِ مؤثری تشکیل می شوند که حضورشان – با توجه به مقصود از تشکیل جلسه – ضرورت کامل دارد و این موجب تأخیرهای ناموجه در شروع جلسه و گفت و گوهای بی‌ثمر و بی‌پایان می‌شود؛ یا اغلب باعث می‌شود که جلسه ‌های دیگری تشکیل شود.

ایجاد وقفه از خارج جلسه؛ تداخل. پاسخ به تلفن‌هایی که وصل می شود، یا آوردن یادداشت‌هایی برایشرکت کنندگان در جلسه ، سبب غفلتِ شرکت کنندگانِ اصلی از جلسه می شود، و این ، پیشرفت کار جلسه را در درجة دومِ اهمیت قرار می دهد یا دچار وقفة کامل می سازد .

تصمیم نگرفتن و به نتیجه نرسیدن. بسیاری از مدیران گلهمند هستند از اینکه جلسه هایی که تشکیلمی دهند، در مورد مسائلی که مطرح بوده است، به تصمیم‌ها و نتایجی نرسیده است ، و اینکه در بسیاری از جلسه ها فقط به این تصمیم می رسند که جلسة دیگری تشکیل دهند.

آماده نبودن شرکت‌کنندگان درجلسه. شرکت‌کنندگان در جلسهها غالباً به علت نداشتنِ اطلاعِ کافی ِ قبلی دربارة دستورجلسه ، یا ناآگاهی در مورد ضرورت آماده شدن برای حضور در جلسه ، چون کسی به آنها اطلاع نداده و تأکید نکرده است، آمادکی بحث کردن در مورد موضوع‌های پیش بینی شده را ندارند .

رئیس جلسة سلطه‌جو. رئیس جلسة برتری طلب و خودرأی ، غالباً شرکت‌کنندگان در جلسه را از پرداختنِ تمام و کمال به موضوع باز می‌دارد. به ویژه اگر رئیس جلسه ، نسبت به شرکت‌کنندگان، ارشدّیت داشته باشد و طرز فکر شرکت‌کنندگان ، با آنچه دلخواه اوست، دارای تفاوت اساسی باشد .

انحصار طلبی. بسیاری از جلسه ها هستند که به‌توسط یکی از حاضران –که غالباً گردانندة رسمی جلسه هم نیست– و پیوسته بحث‌ها را در انحصار خود می‌گیرد، تقریباً، به معنای واقعیِ کلمه، به رکود کشیده می شود . جالب توجه آنکه همان کسانی که برای داشتنِ حقِ گفتن حرف اول و آخر در مورد یک موضوع پافشاری می کنند، غالباً جلسه را مختل می‌کنند، زیرا توجه جمع را نه به آنچه برای گفتن دارند، بلکه به نیاز آشکار خود برای گفتنِ " چیزهای زیادی "دربارة آن موضوع جلب می‌کنند.

برخورد شخصی؛ رقابت. جلسه‌هایی که عرصة رقابت شرکت‌کنندگان و محل تاختن آنان به یکدیگر می‌شوند، نتایج لازم را به بار نمی‌آورند.

امکانات فقیرانه. بسیاری از جلسه ها، با دو اشکال و گرفتاری عمده در زمینة تسهیلات و امکانات آغازمی شوند:

  1. اتاقی که جلسه در آن تشکیل شده است، یا خیلی کوچک است ، یا خیلی گرم است ، یا خیلی سرد است، یا مجاور سر و صداست ، یا در منطقة پر رفت و آمدِ سازمان قرار دارد.
  2. نوع اثاثه و مبلمان این اتاق‌ها، یا نحوة چیدن آنها، نیز برای بحث گروهی مناسب نیست .

زمان بندی نامطلوب. زمان بندی یک جلسه می تواند به مقدار قابل توجهی بر آنچه قرار است در جلسه‌ای انجام شود اثر بگذرد. مثلاً، جلسه‌ای که شرکت‌کنندگان در آن حضور خود را باعث به هدر رفتن وقت خودشان بدانند، از همان ابتدا، با حالت منفی آغاز می شود. همچنین زمان بندی نامطلوب فرصت کافی به شرکت‌کنندکان نمی‌دهد که خود را برای شرکت در یک جلسة مهم آماده کنند.


عواملی که به پُربارشدن جلسه کمک می‌کنند:

بسیاری از مدیران باور دارند که عوامل زیر به آنها کمک کرده است، یا تسهیلاتی فراهم کرده است، تا جلسه هایی که تشکیل می دهند، با حاصل و بارور باشد:

برنامة کار. برنامة کارِ جلسه عبارت است از عنوان چند موضوع قابل طرح در زمانِ تعیین شده که در فاصلة زمانی مناسب در اختیار شرکت‌کنندگان قرار گرفته است تا بتوانند خود را برای جلسه آماده کنند. جلسه باید کاملاً مطابق این برنامه پیش برود، مگر در موارد استثنایی که تغییر آن ضرورت پیدا می کند.

رئیس جلسة آماده. جلسه هایی خوب و روان به پیش می روند که همة شرکت‌کنندگان ببینند که رئیس جلسه آمادگی ادارة جلسه را دارد . و این بدان معناست که مراحل بحث، سازماندهی شده و کنترل می شود و رئیس جلسه ، پیوسته توجه و دقت شرکت‌کنندگان را به موضوع‌هایی جلب می کند که در دستور کار است .

مشارکت . در اینجا، مشارکت حداقل به دو معناست: از یک طرف بدین معناست که شرکت‌کنندگانِ در جلسه فرصتِ شرکتِ فعّال در گفت‌ و گو دربارة موضوع‌ها را دارند و به این کار تشویق می شوند و نظریات آنان مورد توجه قرار می‌گیرد. از طرف دیگر ، مشارکت بدین معناست که شرکت‌کنندگان موضوع‌های جلسه را مورد بررسی قرار داده اند و، عقاید و آرایی که ابراز می دارند ، باد هوا نیست .

بگوش بودن شرکت‌کنندگان. جلسه هایی بارورتر هستند که شرکت‌کنندگان در آنها به سخنان یکدیگر با دقت گوش می دهند و حواس خود را بر روی موضوع‌های مورد بحث ، متمرکز می‌کنند.

وسایل کمک‌کننده . محتوا و سیر جلسه‌ها را می توان با به‌کارگیریِ وسایل کمکی ، مانند وسایل بصری و لوازم نوشتن، با ارائة اطلاعات مکتوب و مانند اینها تقویت کرد. اینها باعث مستند شدن کارهایی می شوند که قرار است انجام شود، یا کارهایی را که در جلسه انجام شده است مستند می‌کنند .

شروع بموقع، پایان بموقع، حضور بموقع. شروع و پایان جلسه های پُربار رأسِ ساعتی است که از قبل مشخص شده است. شرکت‌کنندگان در این جلسه ها، سرِ وقتِ تعیین شده در جلسه حاضر می شوند .

عدم دخالت عوامل خارج از جلسه . جلسه ها هنگامی پُربار هستند که تمامی شرکت‌کنندگان عوامل خارج از جلسه را که سبب منفک شدن آنها از جلسه می شوند به حداقل ممکن برسانند. یعنی ، از ورود افراد ناخوانده به جلسه جلوگیری می‌کنند و اجازه نمی‌دهند که یادداشت به داخل جلسه بیاورند یا تلفن را وصل کنند [ وخود نیز دَم به ساعت از جلسه خارج نمی‌شوند] .

خاتمه . جلسه های پربار ، نتایج جدّی به دنبال دارند. تصمیم‌هایی گرفته می‌شود، به راه حل هایی می رسند، و مشکلاتی را حل می‌کنند. اگر در پایان یک جلسه شرکت‌کنندگان نتوانند پاسخ راضی کننده ای به این پرسش بدهند که « چه نتیجه ای گرفتیم ؟» بدان معناست که جلسه کم بهره‌تر از آن بوده است که می توانست باشد و کم بهره‌تر از آن که باید می بود.

عضو سایت
پاسخ 4 مهر 1397 12:05 hamid_reza
سلام علیکم
برای پربار کردن چنین جلساتی به نظر میرسد رعایت نکات زیر توسط مجریان و مسئوایان برگزاری جلسات مناسب حال باشد.
1) موضوع جلسه از حالت کلی به جزء و مشخص تغییر یابد: به طور مثال به جای عنوان جلسه هم اندیشی برای ارزیابی اراضی مثلا قید شود هم اندیشی برای ارزیابی اراضی شهری داخل محدوده حریم شهری که در طرح تعریض معابر شهری و یا دیگر دستگاه های اجرایی قرار دارد.
2) سرفصلهای مطالب یا سئوالاتی که استاد مربوطه یا مسئول جلسه میخواهد پیرامون آن بحث شود را یک هفته قبل به اطلاع اعضا برساند.
3) هر فردی که در جلسه حاضر میشود بدون استثنا، در خصوص موضوعات باید اظهار نظر کند تا جلسه از حالت کلاسی به هم اندیشی برسد
4) مسئولین برگزاری جلسه فرصت لازم به افراد برای اظهار نظر بدهند تا باعث رشد فکری افراد شود.(با رعایت وقت و جلوگیری از انحراف از موضوع)
5) مسئولین جلسه باید مدیریت جلسه را بگونه ای هدایت کنند که از موضوع جلسه و پرداختن به مسائل حاشیه ای جلوگیری شود (با رعایت شئون افراد).
6) در ابتدای جلسه فردی اقدام به خلاصه نویسی نظرات مطرح شده اقدام نموده تا از طریق سایت و یا به شکل دیگر به اطلاع اعضای گروه مدنظر، که در جلسه حاضر نشده اند، برساند تا در جلسات بعدی افراد جدید، علاوه بر آشنا شدن با سوابق جلسات قبلی بتواند علاوه کمک به هم اندیشی و جلوگیری از تکرا سئوالاتی که قبلاً طرح و جواب داده شده نیز بشود.
7) در آخر جلسه صحبتهای (حول محور موضوع) جمع بندی و توسط مسئول جلسه قرائت و صورتجلسات به امضاء شرکت کنندگان برسد و در انتهای سئوالات و چالشهای طرح شده که مقدمه سرفصل جلسه بعدی است، قید شود تا اعضاء شرکت کننده و افراد غایت، آمادگی برای به چالش کشیدن و شرکت موثر برای حال سئوالات را داشته باشند.
8) توسط مجریان به 1)تنظیم وقت صحبت برای حاضرین 2)زمان برگزاری و سقف زمانی جلسه 3)زمان استراحت مابین جلسه 4)همچنین محل برگزاری جلسه برای رعایت سن افراد شرکت کنند مناسب خواهد بود.
طولانی شده ببخشید.با سپاس.موفق باشید.حمیدرضا علامرضائی 

میهمان
پاسخ 5 مهر 1397 20:59 محمدرضا محمودابادی
عرض سلام و خسته نباشید
عضویت در ماهنامه به چه صورت هست؟؟

ارسال نظر

نام:*
ایمیل:*
متن نظر:
دو کلمه نمایش داده شده در تصویر را وارد کنید: *